Como digitalizar documentos

El texto y las imágenes se pueden digitalizar a través de un escáner. La digitalización de audio y de video cambia el sistema de analógico a digital. En ambos casos, al digitalizar esto documentos se consigue un ahorro de espacio y mayor organización.

La digitalización de documentos es el cambio de analógico a digital. Es la conversión a digital para convertir todos los documentos impresos de tu empresa a formatos electrónicos. Estos podrían guardarse tanto en tu ordenador como en la nube. Cada vez se acumula más papel en tu empresa. Si todos esos documentos que ocupan bastante espacio y son difíciles de encontrar, se almacenarán de manera digital ahorrarías espacio y mejorarías los procesos de tu negocio. 

Ventajas de la digitalización de documentos

Para empezar, la digitalización de documentos asegura y mejora su conservación. Además, te permite poder organizar mejor todos los archivos. De esta forma, podrás controlar durante cuanto tiempo se almacenan en tu empresa y cuando ha llegado el momento de que sean eliminados. Por otra parte, al guardarlos así, podrás tenerlo más ordenado. Esto ahorrará tiempos a tus empleados cuando necesiten encontrarlos. De hecho, estarán disponibles también para empleados que no se encuentren en el negocio, ya que podrán acceder a ellos a través de Internet (si es que te interesa).

Además, la digitalización permite ahorrar mucho más espacio. Como no se almacenan físicamente, esto permite a la empresa disponer de mas espacio. Sin embargo, la mejor de las ventajas de la digitalización de documentos es que reduce costes a la empresa. 

 

Como digitalizar documentos

Cómo escanear documentos en PDF

Saber cómo digitalizar documentos no significa que ya puedas tener de manera digital todos tus archivos. Para empezar, no es lo mismo escanear que digitalizar. Aunque en ambos casos se crea un documento digitalizado, en el caso de la digitalización tendrás documentos que sean editables. Por lo tanto, otra opción diferente es que te interese cómo escanear documentos en PDF. Para ello, debes usar Adobe Acrobat y seguir los siguientes pasos:

1.       Introduce en tu escáner los documentos que quieras digitalizar

2.       Abre el programa de Adobe Acrobat

3.       Selecciona “archivo” en el menú y después “crear pdf”. Después selecciona la opción “desde escáner”

4.       Acrobat iniciará el escaneo.

5.       Cuando finalice el proceso, pulsa guardar y nombra el archivo. 


programas de escaneo

Programas de escaneo gratuitos

Existen diferentes programas digitalizar documentos gratis. Sin embargo, en cualquier caso necesitas contar con un escáner desde el que digitalizar tus documentos. Sin embargo, después debes seleccionar correctamente la herramienta adecuada. Ten en cuenta que algunos de estos programas te permiten editar posteriormente el documento, mientras que otros crean un documento que no se puede modificar, pero te permiten configurar algunos parámetros previamente. 

 

Digitalizar documentos online

Existen herramientas online de digitalización documentos. Con ellas, puedes escanear directamente las imágenes desde tu dispositivo. Sin embargo, es necesario que te asegures de estar en línea, ya que necesitas estar conectado a Internet para poder utilizarlas. 

 

Digitalizar documentos online

Pasar a PDF documentos sin escáner

Utilizando la cámara de tu dispositivo móvil, puedes escanear cualquier clase de documento. De esta forma, podrás escanear los archivos que necesites sin la necesidad de tener un escáner. Sin embargo, piensa antes cómo digitalizar documentos sin escáner para que tengan la mayor calidad posible. Lo primero es que escojas una zona bien iluminada y con bastante luz. Además, puesto que vas a utilizar el móvil, asegúrate de que en la pantalla de este aparece todo el documento. De esta forma evitarás que aparezca cortada. Por último, ten en cuenta que si te mueves la imagen saldrá borrosa.