Control documental

Una organización vale lo que valen sus documentos. Después de todo, el poder está en la información. O más correctamente en la disponibilidad de esa información. De ahí que sea tan sumamente importante para las empresas realizar un óptimo control documental. Es el ingrediente que puede marcar la diferencia. Sobre todo, en un entorno tan competitivo como es el mercado contemporáneo.

En qué consiste el control documentario

El control de documentos de la empresa es un procedimiento destinado a garantizar que la información que reside en los documentos está disponible. Pero no solo eso. Además, el control documental también incluye procesos orientados a que esa información disponible se encuentra en las mejores condiciones para su uso y, por encima de todo, debidamente protegida. La filtración de información confidencial de una compañía es muy problemática y puede tener consecuencias negativas muy significativas.

Cómo se realiza el control documental

El proceso de control documental es complejo y está conformado por diferentes etapas. La creación de esos documentos es la primera, seguida del análisis, la aprobación, la revisión, la actualización, la distribución, la adaptación a formatos legibles óptimos, el control de documentos externos y la eliminación de documentos que han perdido su vigencia. Todos estos pasos son fundamentales para mantener una documentación sana y productiva en las organizaciones. En Ofimec podemos ayudarte a implementarlos.

Creación

La creación de documentos digitales puede realizarse de dos formas. Por un lado, mediante la digitalización de documentos físicos. Por otro lado, mediante el desarrollo y recepción de documentos digitales.

Análisis y aprobación

Punto muy importante. Aquí debe analizarse la calidad y la seguridad de los documentos. Una vez hecho eso se procederá con la aprobación e incorporación de los documentos a la base de datos de la compañía.

Revisión

La revisión es una fase decisiva del control documental. Su finalidad principal es que los documentos estén en perfectas condiciones y lleguen a los trabajadores sin errores.

Publicación

Es el procedimiento de inclusión de los documentos en la base de datos y su puesta a disposición para todos los trabajadores de la empresa. Pasa a ser útil.

Caducidad

Los documentos caducan. A veces por cuestiones legales y otras veces porque la información que contienen ya no resulta productiva. Deben ser eliminados.

Importancia de controlar la documentación

En este sentido, la importancia de controlar la documentación en una organización comienza ahí: evitar que caiga en las manos equivocadas y afecte a la compañía. Además, un control documental de calidad también permite que la información sea indexada y por tanto más fácilmente recuperable, que se automaticen varias tareas clave y que se pueda garantizar su trazabilidad en todos los casos. Como ves, el proceso de control de la documentación puede marcar el devenir de una empresa.

Quién es responsable de controlar los documentos

Lo ideal es que exista un profesional experto en la empresa que sea quien hace el control de documentos. Es una posibilidad en las grandes empresas. En cualquier caso, lo más importante es contar con un software de control documental adaptado a las necesidades de tu organización. Es ahí donde Ofimec entra en escena, ya que podemos desarrollar aplicaciones personalizadas para el control de tus documentos.

Normativa sobre el control de información documentada

La norma ISO 9001, un estándar internacional, promueve que la documentación de las organizaciones esté debidamente controlada, lo que para la misma implica que los documentos se encuentren disponibles, estén en perfectas condiciones para ser utilizados cuando y donde se necesitan y, finalmente, se hallan protegidos. Esto es especialmente importante de cara al cumplimiento de otras normativas como la LOPD.

ISO 9001:2015

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