Escanear los documentos directamente en PDF tiene grandes beneficios como el ahorro de espacio físico, la protección de los datos o la compatibilidad entre sistemas. Y para hacerlo necesitas disponer de un escáner profesional, ya sea individual o incorporado en una multimpresora, o hacer uso de los programas digitales o las aplicaciones para dispositivos móviles digitales especializadas. La realidad es que hoy, con un móvil y conexión a internet, pueden escanearse documentos muy fácilmente.
Ventajas de escanear la documentación
Las ventajas de escanear la documentación de tu organización o de tu trabajo son múltiples. Entre ellas, una de las más importantes es el ahorro de espacio físico. Esto siempre ha sido importante, pero más aún en una sociedad que valora tantísimo el minimalismo estético. Al menos en los últimos años. Además, tener toda la documentación digitalizada favorece la organización, lo que a su vez desemboca en una recuperación de la información mucho más eficiente. El rendimiento de la misma se verá beneficiado.
Pero no solo eso. Las ventajas de escanear documentos en PDF también incluyen una mayor protección de los datos, dado que no son modificables. Por último y como ya sabrás, en parte porque lo hemos citado al inicio de este artículo, escanear los documentos en PDF facilita la utilización por parte de muchos sistemas de los mismos. El motivo es que PDF es un formato compatible con la mayoría de entornos digitales. Y ahora que tienes claro los beneficios, toca entrar en faena: ¿cómo escanear en PDF?
Escanear archivos a PDF gratis
Para escanear documentos a PDF gratis debemos contar con un escáner. Estos aparatos llevan mucho entre nosotros y pueden encontrarse tanto de manera individual como integrados en las impresoras multifunción que están presentes en los hogares y en las oficinas. En estos casos es muy sencillo: solo tienes que poner el documento en el escáner, seleccionar el formato de digitalización y pulsar en el botón. En un santiamén tendrás el documento digitalizado y listo para compartir a donde quieras.
Cómo escanear documentos online
Otra alternativa para escanear documentos online es recurrir a las aplicaciones digitales que se encuentran presentes en Google Play o en Apple Store. Una de las más conocidas es CamScanner, que permite escanear y guardar en diferentes formatos. Y además, estas herramientas poseen algoritmos que identifican qué es lo importante en una imagen a escanear, ofreciéndote así ayuda para recortarla, reorientarla o calibrarla en brillo o contraste. Son herramientas verdaderamente útiles.
Escanear a PDF en Windows 10
Pero no necesitas necesariamente una aplicación móvil para hacerlo. En la web también encontrarás varias de estas herramientas especializadas. En esos casos, no obstante, sí que vas a necesitar una cámara. Y eso te lo decimos porque en el caso del móvil se da por hecho. También en el caso de los portátiles. Pero si se trata de un ordenador de sobremesa, la cosa no está tan clara. Algunas de esas herramientas son Quick Scan, Free Scan to PDF, Advanced Scan to PDF Free, NAPS2 y Scan2PDF.
Convertir PDF escaneados a Word
Este es un procedimiento diferente. Aquí tenemos los documentos ya digitalizados y en formato PDF pero se requiere de su transformación en un documento Word modificable. Nuevamente, tienes la posibilidad de acudir a la red, introducir en el buscador de Google algo así como "conversor de PDF a Word" y disfrutar de varias alternativas diferentes. Todas ellas son bastante intuitivas y sencillas de usar. Subes el documento, clicas en convertir y lo descargas en tu equipo local. ¡Y ya está!
Sin embargo, recuerda que en Ofimec podemos ayudarte con la digitalización de documentos para tu empresa.
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