Automatización de facturas de proveedores

Las relaciones entre las organizaciones y los proveedores son fundamentales para que las primeras puedan funcionar y generar los productos o los servicios que comercializa. Una relación que debe ser cuidada con el máximo amor posible. Y esto se consigue, en cierta medida, mediante la implementación de softwares de gestión documental que automaticen ciertos procedimientos claves.

En qué consiste automatizar las facturas de los proveedores

La automatización de las facturas de los proveedores implica una mecanización de ciertos procedimientos y procesos como la recepción de esas facturas, la clasificación de esas facturas y la planificación de los pagos a tiempo. Esto último es especialmente importante: sin automatización, los procesos de pago pueden fallar, lo que debilita las relaciones con los proveedores progresivamente.

En ese sentido la automatización de las facturas de los proveedores supone una protección frente a esos impagos accidentales, fruto de los errores humanos, que puedan generar problemas. Y además la gestión de las facturas de proveedores automatizada también supone un ahorro del espacio físico y del tiempo, dando a los trabajadores más libertad para dedicarla a otras tareas clave.

¿Por qué automatizar las facturas con proveedores?

La primera de las ventajas de la automatización de facturas de proveedores es la comodidad. Al fin y al cabo,   estos softwares avanzados lograrán capturar, clasificar y archivar las facturas con independencia de la clase de formato que tengan o el canal a través del cual lleguen. Hacen la vida mucho más sencilla.

Tu organización también reducirá el tiempo de tratamiento y validación de esas facturas, optimizará todo el proceso de validación de las mismas, eliminarás los errores humanos de la ecuación, mejorarás el acceso de los empleados a las facturas y dispondrás de una mayor trazabilidad de cada una de las facturas.


¿Cómo funciona la automatización de facturas?

Básicamente funciona a través de la implementación de software de reconocimiento óptimo inteligente, que es capaz de identificar la información de las facturas para posteriormente clasificarla y programar tanto sus archivos como sus pagos. Estos sistemas, basados en la tecnología OCR de reconocimiento óptico de los caracteres, ayuda al sistema a identificar el contenido de los documentos con suma precisión. Hará que tus procesos sean mucho más eficientes.

Qué empresas pueden implantar este sistema

Todas las empresas. El único requisito para proceder con la implantación de una app de automatización de las facturas de proveedores es tener proveedores. Además, se recomienda que la relación con estos sea cuantitativamente suficiente para que la automatización desemboque en un ahorro de los recursos. Pero en cada caso es diferente. Por eso los profesionales dedicados a la aplicación de esos software llevamos a cabo previamente un análisis profundo de la situación.

 

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Documentación necesaria

Las facturas de los proveedores son documentos muy necesarios para el funcionamiento de tu organización. Unos documentos que exigen, entre otras cosas, procesos como la identificación de los datos de la factura, la verificación de los datos de la factura, la aprobación por parte de diferentes validadores, la contabilización de la factura, la autorización de pago y finalmente el archivo de la factura durante el plazo exigido por la Ley General Tributaria.

Documentación necesaria

Existen múltiples programas de gestión documental con OCR incorporada en el mercado. En este sentido, el desafío reside en estudiar tu organización, comprender sus necesidades, hallar el software óptimo para ella e instalarlo. Eso es precisamente lo que hacemos en Ofimec. El rendimiento de tu organización aumentará a medida que pasen las semanas y las relaciones con tus proveedores mejorarán. ¿Comenzamos?