Automatización de archivado documental
Automatización de archivado documental
Buscar documentos en tu empresa es una tarea complicada porque tienes miles de archivos y para encontrar el que buscas estás más de diez minutos. Necesitas evitar errores en los documentos de tu empresa, al mismo tiempo que la productividad de tus trabajadores aumenta. Quieres ahorrar espacio en tu oficina para poder destinar la sala del archivo para realizar otra actividad. Necesitas reducir costes para que tus beneficios crezcan.
¿En qué consiste el archivado de documentos automático?
El archivado de documentos automático es un proceso muy sencillo de implementar en tu empresa. Para empezar a utilizarlo tendrás que saber en qué consiste y qué tipo de documentos acepta.
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Elaboración de campos personalizados
Cada empresa tiene unas características diferentes. Por ello, la empresa especializada en archivado de documentos con la que vas a trabajar creará campos personalizados para que incluyas todos tus documentos, independientemente del tipo que sean.
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Enumeración automática
No necesitarás enumerar nunca más tus archivos, ya que cuando subas un documento a la nube donde se almacenan todos tus datos se enumerarán solos. Así ahorrarás tiempo en pensar qué número corresponde a cada archivo que tienes.
Todo tipo de documentos
Estructurados: Son aquellos que están definidos perfectamente en longitud, formato y el tamaño de sus datos. Estos son por ejemplo las hojas de cálculo que utilizas en tu empresa.
Semiestructurados: Son una mezcla entre tus documentos estructurados y desestructurados, es decir, son los que no tienen una estructura definida, pero sí que cuentan una organización completa de todos los datos que se encuentran dentro de los datos. Estos podrían ser archivos HTML.
Desestructurados: Todos tus documentos que no tienen un formato específico, ya sean correos electrónicos, PDF, ficheros multimedia de imagen o vídeo, entre otros, también estarán archivados de manera automática.
Ventajas que aporta esta acción
- Ahorro de tiempo: tus empleados necesitan emplear su tiempo en otras tareas más importantes que la creación de documentos comerciales, legales, de recursos humanos o de comunicación. Tus trabajadores se centrarán en otras tareas como generar conversiones de clientes o conexiones con proveedores que aumentarán tus beneficios.
- Prevención de errores: todos los documentos tendrán la misma plantilla que se genera de manera automática y señala los campos de información que tienen que rellenar los empleados de tu empresa. Por este motivo los errores humanos disminuirán y se prevendrán, así mejoraría la imagen de tu empresa.
- Incremento de la eficiencia: tus empleados podrán preparar todos los documentos de tu empresa mucho más rápido. Ya no será necesario que empleen gran parte de su jornada laboral en con archivos de largos o con muchos documentos, ya que podrán utilizar una plantilla en la que solo deberán rellenar la información necesaria. Además, el cuerpo del texto ya está redactado.
- Centralización de la gestión: todos tus archivos serán mucho más coherentes entre ellos. Todos tus documentos estarán centralizados y seguirán las mismas pautas, ya sean contratos laborales o correos de atención al cliente, entre otros.
- Facilidad de filtrado o clasificación: ya no será necesario que tengas todos tus archivos en papel, porque tendrás todos y cada uno de los documentos de tu empresa almacenados en la nube. Para buscarlos solo necesitarás poner el nombre del archivo sin necesidad de levantarte de tu silla. Si tus trabajadores teletrabajan o por cualquier motivo un día no se encuentran en la oficina trabajando, podrán acceder muy rápido y sin ningún tipo de problema a todos los documentos que necesiten.
Si quieres empezar a disfrutar de todas las ventajas que te ofrece una automatización de archivado documental, en Ofimec tenemos todo lo que estabas buscando. No lo dudes más y contáctanos para saber más sobre nuestros servicios que harán tu trabajo mucho más sencillo.
