Gestión documental

Software de gestión documental

Uno de los principales errores que puede cometer tu organización es denostar la importancia que tienen los documentos en su rendimiento. En este sentido, es muy importante realizar una gestión documental óptima y sacarle el máximo partido a la información almacenada. Una tarea mucho más sencilla de conseguir con la intervención de un software de gestión documental especializado.  

Qué es un software de gestión de documentos y para qué sirve

Un software de gestión documental es un programa informático destinado a optimizar el almacenamiento y el tratamiento de los documentos que desarrolla o recibe una compañía. Hay muchos en la actualidad, todos y cada uno de ellos con su propio abanico de funcionalidades y herramientas internas. Por eso es esencial la correcta selección del tuyo. No mereces cualquier programa de gestión documental al azar. Meres uno capaz de satisfacer los objetivos de tu empresa.

Funciones de un gestor de documentos

La finalidad principal de un software gestor de documentos está muy clara: hacer que tu compañía alcance su mayor productividad a través de un tratamiento óptimo de la documentación. En concreto, a través de la optimización de la creación, la recepción, la clasificación, el almacenamiento y la búsqueda de los archivos y los textos. Los usos de la gestión documental son muy variados. Todos ellos importantes.


Crear

Un sistema de gestión documentaria avanzado debe contener herramientas de creación de documentos que facilitan la labor a los trabajadores. Y en diferentes formatos. Es una de sus principales ventajas.


Recibir

Que el software de gestión documental sea capaz de conectarse a diferentes plataformas para captar de una manera automática los documentos entrantes es fundamental. Nuestros softwares cuentan con esa función.


Clasificar

Tener todos los documentos de una compañía en un mismo entorno digital es muy útil, pero si estos carecen de una organización lógica, serán difícilmente recuperables. Un software avanzado te ayuda a clasificarlos.


Guardar

Una vez categorizados, el programa de gestión documental almacena los documentos en la base de datos de la compañía, ya sea un servidor o una nube. También los pone a disposición de los trabajadores.


Buscar

Por último, el software gestor de archivos cuenta con un algoritmo de recuperación de la información con el cual los empleados pueden buscar y encontrar documentos con suma facilidad. Eso es clave.

Sectores que más necesitan un gestor de documentos

Todas las organizaciones pueden aprovechar los beneficios de un software gestor de documentos, pero hay algunos como los centros médicos, las empresas dedicadas a la logística y la distribución o las compañías de producción industrial que pueden beneficiarse mucho más. ¿Tienes una? ¿Deseas aumentar el rendimiento? Contacta con Ofimec. Déjate asesorar por profesionales experimentados. Es el momento.

Beneficios de usar un sistema de gestión documental

La automatización y la optimización de estos procedimientos de creación, recepción, clasificación, búsqueda y almacenamiento resulta muy valiosa para tu organización. Si quieres llevarla al siguiente nivel, conseguir que crezca lo suficiente y se convierta en líder de su sector, necesitas de un software de gestión de archivos.

Odoo • Texto e imagen


Ahorro de tiempo

El beneficio más evidente de la automatización de procesos documentales es el ahorro de tiempo. Después de todo, el software hará buena parte del trabajo, dando espacio a los empleados para otras labores.


Productividad

Otro beneficio obvio es el aumento de la productividad. Primero, porque el software realiza las tareas a una velocidad mayor. Segundo, porque los trabajadores ganan tiempo para dedicarse a otros procesos.


Optimización de recursos

La manera en la que una organización explota sus recursos, sean cuales sean estos, determina cuán buena y avanzada es. Y eso incluye los recursos documentales. Es hora de explotarlos al máximo.


Seguridad

No te preocupes. En Ofimec nunca instalaríamos en tu organización un software que no fuera seguro. Tienes al equipo de ciberseguridad a tu total disposición. Documentación totalmente confidencial.


Control de acceso

El sistema de gestión documentaria que pondremos a tu disposición incorporará una funcionalidad para un control del acceso total. Tendrás la llave para decidir quién manipula el software y quién no.