Gestión documental
Software de gestión documental
Uno de los principales errores que puede cometer tu organización es denostar la importancia que tienen los documentos en su rendimiento. En este sentido, es muy importante realizar una gestión documental óptima y sacarle el máximo partido a la información almacenada. Una tarea mucho más sencilla de conseguir con la intervención de un software de gestión documental especializado.
Funciones de un gestor de documentos
La finalidad principal de un software gestor de documentos está muy clara: hacer que tu compañía alcance su mayor productividad a través de un tratamiento óptimo de la documentación. En concreto, a través de la optimización de la creación, la recepción, la clasificación, el almacenamiento y la búsqueda de los archivos y los textos. Los usos de la gestión documental son muy variados. Todos ellos importantes.
Crear
Un sistema de gestión documentaria avanzado debe contener herramientas de creación de documentos que facilitan la labor a los trabajadores. Y en diferentes formatos. Es una de sus principales ventajas.
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Recibir
Que el software de gestión documental sea capaz de conectarse a diferentes plataformas para captar de una manera automática los documentos entrantes es fundamental. Nuestros softwares cuentan con esa función.
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Clasificar
Tener todos los documentos de una compañía en un mismo entorno digital es muy útil, pero si estos carecen de una organización lógica, serán difícilmente recuperables. Un software avanzado te ayuda a clasificarlos.
Guardar
Una vez categorizados, el programa de gestión documental almacena los documentos en la base de datos de la compañía, ya sea un servidor o una nube. También los pone a disposición de los trabajadores.
Buscar
Por último, el software gestor de archivos cuenta con un algoritmo de recuperación de la información con el cual los empleados pueden buscar y encontrar documentos con suma facilidad. Eso es clave.
Beneficios
de usar un sistema de gestión documental
La
automatización y la optimización de estos procedimientos de creación,
recepción, clasificación, búsqueda y almacenamiento resulta muy valiosa para tu
organización. Si quieres llevarla al siguiente nivel, conseguir que crezca lo
suficiente y se convierta en líder de su sector, necesitas de un software de
gestión de archivos.
Ahorro de
tiempo
El
beneficio más evidente de la automatización de procesos documentales es el
ahorro de tiempo. Después de todo, el software hará buena parte del trabajo,
dando espacio a los empleados para otras labores.
Productividad
Otro
beneficio obvio es el aumento de la productividad. Primero, porque el software
realiza las tareas a una velocidad mayor. Segundo, porque los trabajadores
ganan tiempo para dedicarse a otros procesos.
Optimización
de recursos
La manera
en la que una organización explota sus recursos, sean cuales sean estos,
determina cuán buena y avanzada es. Y eso incluye los recursos documentales. Es
hora de explotarlos al máximo.
Seguridad
No te
preocupes. En Ofimec nunca instalaríamos en tu organización un software que no
fuera seguro. Tienes al equipo de ciberseguridad a tu total disposición.
Documentación totalmente confidencial.
Control
de acceso
El
sistema de gestión documentaria que pondremos a tu disposición incorporará una funcionalidad
para un control del acceso total. Tendrás la llave para decidir quién manipula
el software y quién no.